Pentingnya database WBS bagi sebuah Perusahaan

WBS atau dalam ilmu Project Management merupakan singkatan dari Work Breakdown Stucture adalah sebuah teknik menuangkan pola pikir seorang projek manager terhadap pelaksanaan sebuah proyek kedalam satu atau beberapa beberapa file.

Teknik ini mem-breakdown sebuah proyek sampai dengan aktivitas terkecil. proyek dibreakdown berdasarkan phase proyek ataupun berdasarkan proses proyek sampai dengan aktivita terkecil, dalam hal ini aktivitas terkecil adalah aktivitas yang dikerjakan oleh satu orang atau aktivitas yang dikerjakan kurang dari 2 Jam menurut PMBOK (Project Management Body Of Knowledge 2008) .

Tahap pembuatah WBS adalah tahap paling penting dalam sebuah proyek, hal ini dikarenakan dibutuhkan pemikiran yang detail tentang sebuah proyek baik dari segi aktivitas, biaya, sumber daya yang dibutuhkan serta pengaturan waktu pelaksanaan dari sebuah proyek .

kebayangkan betapa pentingnya sebuah WBS proyek untuk selalu terdokumentasi?.

Dengan terdokumentasinya sebuah proyek kedalam bentuk data base, maka akan memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk menjaga pengetahuan karyawannya sehingga dapat diteruskan oleh manajer proyek yg lain.

Sebuah proyek bersifat unik (Tidak ada proyek yang sama persis) , tapi dengan adanya WBS, Manager proyek yang lain tidak perlu untuk berfikir dari awal lagi dalam melakukan pengerjaan proyek yang sejenis, bahkan sudah memiliki dasar estimasi biaya, waktu serta sumber daya yang akan digunakan.

Untuk itu mari kita belajar membuat sebuah WBS dan membudayakan untuk selalu mendokumentasikan sebuah proyek kedalam sebuah daabase.

Dokumentasi WBS juga sebaiknya menyimpan Lesson Learned dari WBS Proyek yang merupakan pengalaman Manajer Proyek pada masa pelaksanaan proyek baik proyek tersebut berjalan sukses atapun gagal.

Demikian… Wassalamu Alaikum Wr Wb.

Sumber : http://ikhwanseadanya.wordpress.com/2011/11/20/pentingnya-database-wbs-dalam-sebuah-perusahaan-2/

WBS Pada Pengembangan Aplikasi Pendaftaran pasien klinik secara online

Memahami Work Breakdown Structure (WBS) dan lingkup pekerjaan adalah langkah pertama dalam menyusun rencana proyek. Pembahasan yang akan saya lakukan, saya khususkan pada proyek Penulisan Ilmiah, lebih khusus lagi proyek Pengembangan Aplikasi Pendaftaran pasien klinik secara online.
Dalam manajemen proyek, kita mengenal istilah Work Breakdown Structure (WBS). WBS adalah diagram pohon yang dipakai sebagai alat bantu untuk memecah pekerjaan besar menjadi sub-sub pekerjaan yang lebih kecil. Dalam Work Breakdown Structure dikenal  istilah WBS level 1, level 2, level 3, dst. Semakin dalam level WBS, semakin detail rincian pekerjaannya.
WBS system diciptakan untuk mempermudah proses penyusunan rencana proyek. Setiap detail pekerjaan dibuatkan planingnya masing-masing, kemudian detail planing tersebut dikonsolidasi menjadi planing untuk keseluruhan proyek. Jadi penyusunan rencana proyek pada umumnya dilakukan secara bottom up, dimulai dari yang detail (bottom) kemudian digabungkan menjadi overall project planing.
Dalam Proyek Pengembangan Aplikasi Pendaftaran pasien klinik secara online. dibagi menjadi beberapa tampilan pengguna, yaitu tampilan halaman untuk pengguna (user) dan Administrator.
Berikut adalah contoh Work Breakdown Structure untuk sebuah proyek
Pengembangan Aplikasi Pendaftaran pasien klinik secara online  :

 

Gambar Work Breakdown Structure (WBS)

Ada beberapa macam bentuk dasar dari WBS yang digunakan dalam proyek tersebut, yaitu :

1. Linear

Linear merupakan struktur yang hanya mempunyai satu rangkaian cerita yang berurut. Struktur ini menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut menurut urutannya dan tidak diperbolehkan adanya percabangan. Tampilan yang dapat ditampilkan adalah satu halaman sebelumnya atau satu halaman sesudahnya.

2. Hirarki

Struktur hirarki merupakan suatu struktur yang mengandalkan percabangan untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu. Tampilan pada menu pertama akan disebut sebagai Master Page atau halaman utama. Halaman utama ini akan mempunyai halaman percabangan yang dikatakan Slave Page atau halaman pendukung. Jika salah satu halaman pendukung diaktifkan, maka tampilan tersebut akan bernama Master Page, halaman utama kedua. Pada struktur penjejakan ini tidak diperkenankan adanya tampilan secara linear.

3. Non Linear
Pada struktur non linear diperkenankan membuat penjejakan bercabang. Percabangan ini berbeda dengan percabangan pada struktur hirarki. Pada navigasi non linear walaupun terdapat percabangan tetapi tiap-tiap tampilan mempunyai kedudukan yang sama tidak ada pada master page dan slave page.

4. Campuran (Composite)
Struktur penjejakan campuran merupakan gabungan dari ketiga struktur sebelumnya, dan pada proyek ini menggunakan bentuk Campuran pada setiap masing-masing halaman pengguna.

Dengan adanya WBS dapat menggambarkan secara garis besar isi dari seluruh aplikasi dan menggambarkan bagaimana hubungan dari aplikasi secara menyeluruh. 

Sumber : http://rianniza.blogspot.com/2011/12/work-breakdown-structure-wbs-pada.html

Mengenal lebih jauh Work Breakdown Structure (WBS)

Mendefinisikan Ruang Lingkup dan Work Breakdown Structure (WBS)

            Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-mecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja. Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS) proyek.  

Work  Breakdown Structure

Work  Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini merupakan dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi.

            WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure.

            Gambar 1.0Work Breakdown Struktur

Pendekatan Dalam Pengembangan WBS

Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan WBS, antara lain:

§  Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah banyak dipakai dan diakui secara umum.

§  Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan pengalaman atau dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya.

§  Pendekatan top-down.

Mendefinisikan Aktivitas

Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS

Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.

 Pengurutan Aktivitas

Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel?  Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.

            Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram Jaringan Kerja Proyek (Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja proyek menampilkan secara skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas proyek. Contoh dari diagram jaringan kerja proyek ditunjukkan pada gambar

  

Gambar 1.1 Diagram jaringan kerja proyek

Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan lengkap dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang dibicarakan sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas A harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas H dan sebagainya.

            Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir menunjukkan akhir proyek.   

            Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu dimasukknan pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan sama sekali dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan.

            Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk membuat diagram jaringan AOA adalah:

            Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitas-aktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut.  Gunakan huruf untuk menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan waktu lainnya.

            Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts) atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas. Gabungan jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah karena menuju node 2, 3, dan 4.  Node 5 sebuah gabungan oleh node 2 dan 3.

            Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram

            Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang dan merubah letak node.

            Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode lain yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih memperlihatkan hubungan waktu.

Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek  :

Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini.

Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain dimulai. Contoh  

Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain selesai.

Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain selesai.

            Pada gambar 1.2 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM. Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal selesai, nomor ID  aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan.

Gambar 1.2  Precedence Diagramming Method (PDM)

Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.

Mengembangkan Jadwal

Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.

Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal:

•  Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan informasi jadwal proyek,
•   Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu proyek,
•  Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan mengendalikan jadwal proyek,
• Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan sumberdaya

Gantt Charts

Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal proyek berupa daftar aktivitas proyek  dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format kalender.

Gambar 1.3 Gantt Chart

 

 

Sumber :  http://manprokjs.blogspot.com/2013/04/wbs_23.html

Bagaimana cara membuat WBS dengan contoh sesuai dengan Penulisan Ilmiah Anda ?

WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.

WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :

• Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
• WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

Adapun Manfaat Work Breakdown Structure (WBS) adalah :

• Mengurangi kompleksitas
• Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
• Estimasi Biaya (Cost Estimation)
• Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)
• Perencanaan manajemen Risiko (Risk Management Planning)
• Identifikasi aktivitas(Activity Definition)

Berikut ini merupakan contoh bagan dari WBS dari Penulisan Ilmiahyang telah saya buat :
Terdapat 2 buah skema WBS yaitu :
1. Untuk Dosen

2. Untuk Mahasiswa

Dengan menggunakan WBS ini, maka saya dapat mengetahui darimana saya bisa memulai pengerjaan pembuatan website saya dan juga WBS ini dapat menggambarkan bagaimana alur dari website saya, sehingga bisa terlihat ketika masuk ke sebuah menu, maka menu mana lagi yang akan dituju bisa terlihat dengan ada nya hal ini. 

Sumber : http://muaramasad.blogspot.com/2013/01/bagaimana-cara-membuat-wbs-dengan.html

Pengertian Work Breakdown Structure (WBS)

WBS (Work Breakdown Structure)

Pengertian WBS :

WBS adalah proses hierarkis yang membagi pekerjaan proyek menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil.Penggunaan WBS membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan elemen pekerjaan yang telah diidentifikasi dan WBS digunakan sebagai basis pengendalian. Sebenarnya, WBS prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :

1. Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.

2. WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

Gambar 1. Contoh Struktur WBS

Struktur WBS pada Penulisan Ilmiah

Gambar 2. Contoh Struktur WBS

Dapat dilihat dari gambar di atas, yang dijadikan project adalah pembuatan website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya dan ditempatkan pada level 1. Di level 1 ini menjelaskan project apa yang akan kita rancang atau sebagai judul dari sebuah perancangan.

Dibagian level 2 terdapat 3 komponen yaitu : Service, Hardware dan Software

Service (Pelayanan) menjelaskan bentuk pelayanan apa saja yang diberikan dari website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya. Dari pelayanan ini customer dapat mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam hal pemesanan tiket bus.

Hardware menjelaskan Perangkat keras apa saja yang digunakan dalam pembuatan website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya. Penggunaan hardware sangat penting untuk mendukung dalam pembuatan website tersebut

Software menjelaskan Perangkat lunak apa saja yang digunakan dalam pembuatan website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya. Software dalam pembuatan website tersebut harus dapat memenuhi kriteria dari tujuan dibuatnya website Pemesanan Tiket Bus Online PO. Harapan Jaya .

Seperti yang telah kita ketahui, WBS itu mempunyai elemen penting dari sebuah perancanaan. Karena dapat memberikan kerangka tentang :

1. Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.

2. Pembuatan perencanaan.

3. Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.

4. Pembagian tanggung jawab.

5. Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas.


Maka dari itu , WBS sangat membantu dalam perancangan Penulisan Ilmiah. 

Sumber : http://bagoesprasetyo.blogspot.com/2010/11/wbs-work-breakdown-structure.html