Setelah selesai
merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan proyek adalah
mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-mecah menjadi
pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan
yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang
lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu
meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan
ukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban
kerja. Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown
Structure(WBS) proyek.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown
Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang tercakup dalam
proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini merupakan
dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk
perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi.
WBS sering
diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi tugas dan diorganisasi
berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi berdasarkan
produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure.
Gambar 1.0Work
Breakdown Struktur
Pendekatan Dalam Pengembangan WBS
Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan WBS, antara lain:
§ Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi
pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah
banyak dipakai dan diakui secara umum.
§ Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan
pengalaman atau dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya.
§ Pendekatan top-down.
Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan
selesainya sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal
lebih detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen
ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam
mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan
dari proses ini adalah agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh
pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek.
Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki
durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.
Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam
detail WBS, diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang
menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi
alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan.
Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau tugas,
seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah
bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian
overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki
pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.
Alat
bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram Jaringan Kerja Proyek
(Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja proyek menampilkan secara
skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas proyek. Contoh dari diagram
jaringan kerja proyek ditunjukkan pada gambar
Gambar 1.1 Diagram jaringan kerja proyek
Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan
ketergantungan lengkap dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan
definisi aktivitas yang dibicarakan sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau
keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas A harus selesai dikerjakan
sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas H
dan sebagainya.
Format dari diagram
jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau arrow diagramming
method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili dengan anak
panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang menggambarkan
urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah
aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir
menunjukkan akhir proyek.
Sangat
penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu dimasukknan pada
diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan sama sekali
dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan.
Apabila diasumsikan
terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk membuat diagram
jaringan AOA adalah:
Cari aktivitas yang
harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitas-aktivitas
tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut. Gunakan huruf untuk menamai aktivitas dan
beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian aktivitas.Contoh B=2,
berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan waktu lainnya.
Lanjutkan
menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts) atau
gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas.
Gabungan jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah
karena menuju node 2, 3, dan 4. Node 5
sebuah gabungan oleh node 2 dan 3.
Lanjutkan
menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram
Hindari adanya anak
panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang dan merubah letak node.
Walaupun network
diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode lain yang lebih banyak
digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM adalah teknik diagram
jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih
memperlihatkan hubungan waktu.
Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek :
Finish-to-Start : hubungan dimana suatu
aktivitas harus selesai sebelum aktivitas berikutnya dapat dimulai. Contoh
aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai aktivitas sistem baru
selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini.
Start-to-start : hubungan dimana suatu
aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain dimulai. Contoh
Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai
sebelum aktivitas lain selesai.
Start-to-finish : hubungan dimana suatu
aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain selesai.
Pada gambar 1.2 mengilustrasikan
sebuah proyek menggunakan metode PDM. Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus
mewakili node. Garis panah menunjukkan relasi antar aktivitas. Masing-masing
kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal selesai, nomor ID aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber
daya yang digunakan.
Gambar
1.2 Precedence Diagramming Method
(PDM)
Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses
perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari
setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil
yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.
Mengembangkan Jadwal
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang
menunjukkan tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari
pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan sebagai
dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses
mengembangkan jadwal:
- Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan informasi jadwal proyek,
- Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu proyek,
- Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan mengendalikan jadwal proyek,
- Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan sumberdaya
Gantt Charts
Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan
informasi jadwal proyek berupa daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal
selesai dalam format kalender.
Gambar 1.3 Gantt Chart
Sumber : http://manprokjs.blogspot.com/2013/04/wbs_23.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar